Marcus Table des matières
L’art de rédiger une lettre
L’art de rédiger une lettre est un savoir-faire précieux, autant dans notre vie privée que professionnelle. Qu’il s’agisse d’une lettre administrative destinée à une institution, d’une lettre de motivation pour décrocher un emploi ou d’un courrier personnel adressé à un proche, il est essentiel de respecter certaines règles et usages pour que notre prose atteigne son but.
Les différents types de lettres
On distingue deux grands types de lettres : les lettres informelles, que l’on adresse à son entourage, et les lettres formelles, destinées aux institutions et au monde professionnel.
La lettre informelle
La lettre informelle, aussi appelée lettre privée ou personnelle, est celle que l’on écrit à sa famille ou à ses amis. Le ton employé est alors familier et le registre de langue courant. On y parle librement, on raconte des anecdotes personnelles, on s’adresse directement au destinataire en utilisant « tu » ou « vous » selon le degré de familiarité.
Ce type de lettre permet de donner des nouvelles, de prévoir une rencontre, d’organiser un évènement, de remercier ou encore de présenter ses vœux à l’occasion d’un anniversaire ou d’une fête. La lettre personnelle est un excellent moyen de maintenir le contact et de témoigner son affection, surtout lorsqu’elle est manuscrite.
Exemples de lettres informelles : une lettre à un ami relatant ses vacances, un faire-part de naissance envoyé à sa famille, etc.
La lettre formelle
À l’inverse de la précédente, la lettre formelle obéit à certaines règles de présentation et de formulation. Elle s’adresse aux institutions (administrations, banques, assurances…) ainsi qu’aux recruteurs dans le cadre d’une recherche d’emploi. Son objet est administratif, professionnel ou commercial.
Le ton et le vocabulaire employés se veulent soutenus, le recours aux formules de politesse est indispensable. L’auteur de la lettre montre son respect envers le destinataire en le vouvoyant et en adoptant une formule d’appel adéquate (Madame, Monsieur + fonction).
Exemples de lettres formelles : lettre de motivation, lettre de réclamation, demande de résiliation d’abonnement, etc.
Les différentes parties d’une lettre
Qu’elle soit formelle ou non, une lettre comporte plusieurs éléments indispensables, à commencer par :
Les coordonnées de l’expéditeur
Inscrire ses nom, prénom, adresse postale complète et numéro de téléphone en haut à gauche de la page. Pour une lettre administrative, on peut également mentionner son email.
Les coordonnées du destinataire
Noter avec précision le nom, le prénom, l’adresse postale et la fonction de la personne à qui l’on écrit. Commencer impérativement par la civilité appropriée : Madame, Monsieur.
La date de rédaction
Elle se note en haut à droite, sous la forme : Lieu, date (exemple : Paris, le 5 mars 2023).
L’objet
Il résume en une ligne le motif de la lettre, afin que le destinataire identifie rapidement pourquoi on lui écrit. L’objet est indispensable dans une lettre administrative.
La formule d’appel
Placée après l’objet, elle marque le début de la lettre. « Chère tante Lili » pour une lettre personnelle, « Madame, Monsieur » dans une lettre formelle.
Le corps de texte
Il développe la requête ou le message sur un ou plusieurs paragraphes. Dans une lettre formelle, on y explique clairement sa demande ou son motif.
La formule de politesse
Avant la signature, elle marque la fin de la lettre. « Bien à toi » pour un proche, « Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués » dans une lettre administrative.
La signature
On signe de son prénom et nom. Pour une lettre manuscrite, une belle signature donne plus d’élégance.
Rédaction d’une lettre : les conseils pratiques
Quelques règles simples permettent de réussir la rédaction d’une lettre. Les voici :
- Adopter le bon niveau de langue. Familier pour un proche, soutenu et courtois pour une administration.
- Structurer sa pensée. Chaque paragraphe développe une idée.
- Être concis. On va droit au but sans détours inutiles.
- Relire et corriger avant d’envoyer. Vérifier l’orthographe.
- Respecter les usages typographiques : sauts de lignes entre les paragraphes, alinéas pour structurer son texte.
- Ne pas oublier les formules de politesse, elles montrent le respect envers le destinataire.
- Pour une lettre administrative, joindre les éventuelles pièces justificatives.
Et n’oublions pas l’aspect esthétique ! Une belle écriture ou une jolie mise en page pour une lettre manuscrite sont toujours appréciables.
Les différents types de lettres formelles
Les lettres formelles interviennent dans de nombreuses circonstances de la vie administrative ou professionnelle. En voici les principaux types.
La lettre de motivation
Incontournable lors d’une recherche d’emploi, la lettre de motivation personnalisée est à joindre à chaque candidature. Relativement courte (une page), elle doit donner envie au recruteur de consulter votre CV.
On y explique notamment pourquoi on postule à ce poste, quelles sont nos motivations. On met en avant nos compétences et qualités en lien avec les exigences requises. Le ton se veut engagé voire enthousiaste, afin de démontrer sa motivation.
Exemple : « Fort de ma solide expérience dans le domaine comptable, je souhaite mettre mon savoir-faire et mon dynamisme au service de votre entreprise. »
La lettre de démission
Vous avez trouvé un nouvel emploi ou souhaitez changer de vie ? Il vous faudra rédiger une lettre de démission à l’attention de votre employeur actuel. Succincte, polie mais ferme, elle rappelle votre fonction et la date de votre embauche, puis annonce votre décision de quitter votre poste.
On y précise la date à partir de laquelle la démission sera effective. Il est d’usage de respecter le délai de préavis mentionné dans votre contrat de travail. Enfin, on remercie son employeur pour l’expérience acquise dans l’entreprise.
Exemple : « Je vous informe par la présente de ma volonté de démissionner de mon poste de comptable au sein de la société, à compter du 31 mars 202Permettez-moi de vous remercier pour ces 5 années passées à vos côtés… »
La lettre de réclamation
Avez-vous reçu un produit défectueux ? Êtes-vous insatisfait d’un service ? La lettre de réclamation est alors de mise pour faire entendre poliment votre mécontentement.
On y rappelle sa commande, le problème constaté, puis on demande réparation : remboursement, échange du produit, geste commercial. Il est conseillé de joindre toute preuve de l’achat litigieux : ticket de caisse, facture, bon de garantie, photo du défaut…
Exemple : « Je tiens à vous signaler un problème concernant la commande n°1225 reçue le 10/0L’article présente un défaut de fabrication comme le montre la photo ci-jointe. Je vous saurais gré de bien vouloir me le remplacer. »
La lettre de résiliation
Vous déménagez, changez de banque, devez résilier votre abonnement téléphonique ou internet ? Une lettre de résiliation s’impose alors. Son contenu diffère selon le type de contrat, aussi faut-il se référer aux clauses indiquées.
Dans tous les cas, on rappelle ses coordonnées, les références du contrat, puis on signifie sa volonté de le résilier à telle date. Il est également d’usage de motiver brièvement sa décision.
Exemple : « Par la présente, je soussigné M. Dupont, demeurant au XXX, vous informe de ma volonté de résilier mon abonnement téléphonique n°XXXX à compter du JJ/MM/AAAA. »
La lettre de relance
Cette lettre intervient lorsqu’un interlocuteur ne donne pas suite à nos courriers ou relances téléphoniques. Elle a pour but de le rappeler poliment à son devoir de réponse, qu’il s’agisse du règlement d’une facture ou de la communication d’une information.
On y résume la demande initiale, on mentionne les tentatives restées vaines, avant d’enjoindre fermement mais courtoisement le destinataire à nous répondre sous un certain délai.
Exemple : « Malgré mes précédentes relances des 5 et 15 mars derniers, je n’ai toujours pas obtenu de réponse à ma demande du 1er mars concernant… Je vous saurais gré de me répondre avant le 31 mars. »
Modèles types de lettres
Pour vous aider à rédiger certains courriers, découvrez ci-après des modèles adaptés aux situations les plus courantes.
Modèle de lettre de motivation
Paul Dupont 25 rue de la Liberté 75000 Paris
Société XXX A l’attention de Mme Durand, Directrice des ressources humaines 10 avenue Jean Jaurès 75015 PARIS
Paris, le 31 janvier 2023
Objet : Candidature spontanée au poste de comptable
Madame,
J’ai le plaisir de poser ma candidature spontanée au poste de comptable qui sera prochainement à pourvoir dans votre entreprise, poste dont j’ai pris connaissance sur le site XXX.
Titulaire d’un BTS Comptabilité obtenu avec mention, ainsi que de solides connaissances en finance, je pense avoir le profil adéquat pour ce poste où rigueur, précision et capacité d’analyse sont de mise. Mes premières expériences professionnelles en tant que comptable junior m’ont permis d’acquérir rapidement de l’autonomie tout en travaillant en équipe.
Je serais très enthousiaste à l’idée de mettre mes compétences au service de votre entreprise. Aussi, je me tiens à votre entière disposition pour un entretien au cours duquel je pourrais vous exposer plus en détails mes motivations.
Dans cette attente, je vous prie d’agréer, Madame, mes salutations distinguées.
Paul Dupont
Modèle de lettre de démission
Elodie Martin 10 rue Pierre Curie 69100 Villeurbanne
Société XXX A l’attention de M. Philippe Durand, Directeur des ressources humaines 100 boulevard des Belges 69006 Lyon
Villeurbanne, le 15 mars 2023
Objet : Lettre de démission
Monsieur le Directeur,
Embauchée le 3 janvier 2018 en qualité d’assistante de direction au sein des équipes du siège de Lyon, je vous informe par la présente de ma volonté de démissionner de cette fonction, et ce à compter du 15 mai 2023.
J’ai pris beaucoup de plaisir à travailler pour votre entreprise où j’ai pu évoluer dans un environnement dynamique et bienveillant. Je tiens à remercier mes supérieurs et collègues pour leur accompagnement durant ces années.
Ayant le projet de déménager prochainement à l’étranger, il m’est nécessaire de quitter mon poste. Soyez assuré que je veillerai à effectuer une passation efficace de mes dossiers avant mon départ.
Je vous prie de croire, Monsieur le Directeur, à l’expression de mes salutations distinguées.
Elodie Martin
Modèle de lettre de réclamation
Léa Dupond\ 5 rue du Général Leclerc 44000 Nantes
ELECTRODEPOT Service client 100 rue de la Paix\ 75001 Paris
Nantes, le 20 février 2023
Objet : Réclamation pour produit défectueux
Madame, Monsieur,
Le 5 février dernier, j’ai acheté un sèche-linge de marque Bosch (réf. WAN20260FF) dans votre magasin Electro Dépôt de Nantes, pour un montant de 499€.
Or, depuis sa première utilisation, l’appareil présente un dysfonctionnement (bruit anormal en essorage). J’ai contacté le service après-vente de la marque, qui m’a confirmé qu’il s’agit d’un défaut de fabrication.
Je joins à ce courrier la facture d’achat n°25140000296 ainsi que le rapport d’intervention du SAV Bosch.
Par conséquent, je souhaite procéder à l’échange de ce sèche-linge défectueux. Je vous remercie de me faire part rapidement de la procédure à suivre pour obtenir un appareil neuf.
Dans cette attente, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
Léa Dupond
Modèle de lettre de résiliation
Mathieu Lambert 100 avenue des Champs-Élysées \ 75008 Paris
FAIRE Service résiliation 10 rue de la Boétie 75017″
